Una de las dudas más comunes que recibimos es sobre cómo emitir una factura, controlar las ventas y la parte financiera de una empresa en Estados Unidos.

Indiferentemente que su empresa esté incorporada en Florida, Delaware u otro estado americano, el formato de administración y control contable de su empresa debe ser el mismo.

En los Estados Unidos existen diversos programas de gestión de software, como Quickbooks, Freshbooks y Xero. En Company Combo optamos por Xero, y este es el software que indicamos para todos nuestros clientes y socios.

¿Cómo emito una factura en los Estados Unidos? ¿Cómo controlar mis ventas?

A diferencia de los países de América Latina, en los Estados Unidos no existe la necesidad de mantener un software local para control de ventas, mucho menos la obligatoriedad de impresión de Cupón Fiscal o Nota Fiscal.

Por eso, no existe la obligatoriedad de contratar un software de gestión (ERP) para su empresa. Usted puede enviar una factura con un modelo simple de Google Docs o de Word, por ejemplo. Pero estos softwares no te ofrecen ninguna herramienta de control, y ahí es donde se encuentra el mayor peligro.

Es muy común perder el control de las facturas emitidas y los pagos recibidos. Un software como Xero facilita la emisión de facturas personalizadas, garantizando que toda la información necesaria estará presente en ella y que usted tendrá el control sobre su historial de cobros y pagos. El módulo de facturas realiza el envío automático de ella al correo electrónico de sus clientes y usted podrá recibir pagos online por Paypal o Stripe. También es posible crear facturas recurrentes, es decir, automatizar su proceso de cobranza.

Una de las características que más nos gusta, es la posibilidad de programar el sistema para enviar alertas y recordatorios automáticos cerca de la fecha de vencimiento o en caso de no pago.

Este control también hará que su contabilidad y declaraciones de impuestos sean mucho más simples.

El módulo de facturas funciona muy bien para los proveedores de servicios, las ventas al por menor en línea o a los mayoristas. No es la mejor opción para los minoristas físicos. En este caso, recomendamos un POS como el de Shopify, por ejemplo.

Control financiero

También conocido como cuentas por pagar y cuentas por cobrar, el control financiero es punto fundamental para su negocio.

Con el módulo de informes de Xero usted puede seguir la salud financiera de su empresa, creando informes personalizados y utilizando la aplicación móvil.

La integración del área financiera con los otros módulos, como el de facturas, es un punto fuerte del sistema, permitiendo el acompañamiento de ingresos x costos por proyecto, además de la posibilidad de controlar ingresos futuros.

Control de Clientes

Junto al módulo de facturas es posible registrar a sus clientes y mantener control sobre informaciones de contacto, ingresos, etc. También es posible integrar el sistema con otras herramientas de CRM y de Email Marketing.

Control Contable

Si usted es cliente de Company Combo su gestión contable se está haciendo en Xero. Su cuenta bancaria está integrada al software y nuestro equipo de bookkeepers cuida mensualmente de la clasificación de sus asientos contables. Usted también tiene acceso en línea a sus informes, lo que le permite acompañar, por ejemplo, su beneficio acumulado y le ayudará a preveer sus impuestos anuales.

Si usted no contrató a una empresa para hacer su bookkeeping, usted podrá hacer esta clasificación manualmente y al final del año retirar su Profit and Loss y el DRE para su tax prepare preparar sus impuestos (income tax).

Nómina de sueldos

Otro punto fuerte de Xero en los Estados Unidos es el módulo de nómina (Payroll). A través de él podrás controlar los pagos a tus empleados, calcular impuestos y cobrarlos en línea.

Control de inventario / inventario

Si usted va a vender productos físicos, necesita controlar su inventario. El módulo de inventario de Xero permite este control, ya integrado con su módulo de facturas y contabilidad.

¿Quién es Xero?

Xero fue fundada en 2006 en Nueva Zelanda y cuenta con más de 1.000.000 clientes en cuatro grandes mercados: Nueva Zelanda, Australia, Reino Unido y Estados Unidos. Con más de 1,200 colaboradores que ofrecen soluciones locales para cada mercado en el que actúa.

La plataforma es 100% en línea y mucho – mucho más, incluso – intuitiva.

Será una satisfacción hablar con usted a través de Skype o teléfono, sin costos. Usted puede programar esta conversación inicial, que generalmente tarda entre 15 y 20