Na hora de expandir seus negócios para fora do Brasil, empreendedores se deparam com dúvidas em relação ao controle contábil das suas operações. Uma delas é sobre o que é invoice.
Esse documento é usado para faturar vendas e equivale à nota fiscal que usamos no Brasil. Entender seu funcionamento e como é feita a emissão é essencial para quem pretende empreender fora do país.
O que é invoice?
Uma das maneiras mais fáceis de entender o que é invoice é comparando o documento com a nota fiscal usada no Brasil. Ele inclui todos os detalhes relevantes da transação, como os itens adquiridos e seus respectivos preços. Além disso, pode conter informações sobre pagamento, como métodos e prazos aceitos.
O documento é emitido quando um comprador faz uma compra ou recebe um serviço de um vendedor ou fornecedor. Os brasileiros estão acostumados ao uso de um software local para o controle das vendas.Porém, nos Estados Unidos, é necessária apenas a emissão da invoice, que pode ser feita em poucos minutos.
Além de manter o registo das vendas, as invoices podem ser úteis para a proteção jurídica dos vendedores e dos compradores e para incentivar o pagamento. Esses documentos contêm informações essenciais, como data da venda, comprador e destinatário. Eles servem como um ponto de referência para ambas as partes envolvidas na transação.
Como emito minha invoice?
Agora que você sabe o que é Invoice, basta entender como fazer sua emissão. O documento é simples e pode ser gerado com a ajuda de ferramentas acessíveis, como o Word ou Google Docs. Na internet, é possível encontrar modelos como referência em uma rápida pesquisa, e usá-lo como base para sua emissão.
Caso prefira, existem também alguns programas que facilitam o processo, como o Invoice Generator. Após o preenchimento de poucos campos, como nome da sua empresa, data e valor da venda, você tem a sua invoice pronta.
Apesar da facilidade, é preciso ficar atento ao controle contábil da sua empresa. Afinal, além de entender o que é invoice, você deve gerenciar a sua emissão e as movimentações financeiras da sua empresa.
Como fazer o controle contábil da minha empresa?
No Brasil, é obrigatório que você tenha um contador dedicado ao seu negócio. Já nos Estados Unidos, o empresário pode escolher se ele deseja contratar esse serviço.
Mesmo sendo facultativo, é recomendável contar com o apoio de uma equipe profissional para ajudar no cumprimento das obrigações contábeis e tributárias. Considere que você estará empreendendo em um novo país e ter parceiros que auxiliem em sua jornada é muito importante.
Na hora de fazer a gestão e o controle contábil da sua empresa, vale contar com o apoio de profissionais ou mesmo de um software. Existem diversas opções, como o Quickbooks, Freshbooks e o Xero.
Na Globalfy, optamos pelo Xero. Indicamos esse software para todos os nossos clientes e parceiros. Ele facilita a emissão de invoices personalizadas e garante o controle sobre seu histórico de cobranças e pagamentos.
O que é Xero?
A Xero foi fundada em 2006 na Nova Zelândia e conta com mais de 1 milhão clientes em quatro grandes mercados: Nova Zelândia, Austrália, Reino Unido e Estados Unidos. Com mais de 1.200 colaboradores, oferece soluções locais para cada mercado em que atua.
A plataforma é online e tem a vantagem de ser muito intuitiva, o que facilita, e muito, o uso de novos usuários!
O Xero tem uma série de vantagens. No módulo de invoices, por exemplo, é possível fazer o envio automático do documento para o e-mail do seu cliente. Ao mesmo tempo, você pode receber o pagamento pelo Paypal ou Stripe. A criação de invoices para pagamentos recorrentes pode ser automatizada com envio de alertas e lembretes automáticos próximo à data de vencimento.
Ainda nesse módulo, é possível cadastrar seus clientes e manter o controle sobre suas informações principais, como receita e dados de contato. Uma facilidade é que você pode integrar seu sistema com ferramentas de CRM e e-mail marketing.
Essas funcionalidades funcionam muito bem para prestadores de serviços, vendas de varejo online ou atacadistas. Para varejistas físicos, recomendamos um POS (Point of Sale), como o do Shopify, por exemplo.
Dicas sobre o controle financeiro
Também conhecido como contas a pagar e contas a receber, o controle financeiro é um ponto fundamental para seu negócio.
Aqui, o Xero pode ser seu grande aliado com o módulo de relatórios. Nessa área, você poderá acompanhar a saúde financeira da sua empresa, criando relatórios e utilizando seu aplicativo para acessar informações.
A integração da área financeira com os outros módulos, como o de invoices, é um ponto forte do sistema. Ele permite a análise das receitas versus custos por projeto, além de controlar receitas futuras.
Além disso, vale lembrar que é possível fazer o controle da sua equipe e do seu inventário na plataforma.
Com o modelo de folha de pagamento (Payroll), você consegue fazer o controle da sua equipe, calcular e fazer o recolhimento dos impostos. Já o controle de inventário, é feito de forma integrada às suas invoices e ao módulo contábil.
Cuide das suas finanças em um só lugar!
Aqui na Globalfy, oferecemos o serviço de contabilidade nos Estados Unidos e contamos com o suporte do Xero. O software permite que a conta bancária do cliente fique integrada ao seu sistema. Assim, nossa equipe de bookkeepers consegue cuidar mensalmente da classificação contábil dos lançamentos. Dessa forma, você acompanha relatórios online, acessa seu lucro acumulado e ainda prevê seus impostos anuais. Para ter mais informações, entre em contato conosco!
