Invoice é o documento usado para faturar vendas e equivale à nota fiscal que usamos no Brasil. Entender seu funcionamento e como é feita a emissão é essencial para quem pretende empreender fora do país. 

Empreendedores que desejam expandir seus negócios para fora do Brasil  se deparam com dúvidas em relação ao controle contábil das suas operações. Uma delas é sobre a Invoice, usada para fazer o faturamento de vendas e serviços nos Estados Unidos. 

O que é invoice?

O documento equivale à nota fiscal que usamos no Brasil e é usado em todo o território norte-americano. Enquanto os brasileiros estão acostumados ao uso de um software local para o controle das vendas, nos Estados Unidos é necessária apenas a emissão da Invoice, que pode ser feita em poucos minutos. 


Como emito minha invoice?

Agora que você sabe o que é Invoice, basta entender como fazer sua emissão. 

O documento é simples e pode ser gerado com a ajuda de ferramentas acessíveis, como o Word ou Google Docs. Basta buscar um modelo como referência, em uma rápida pesquisa na internet, e usá-lo como base para sua emissão. 

Caso prefira, existem também alguns programas que facilitam o processo, como o Invoice Generator. Após o preenchimento de poucos campos, como nome da sua empresa, data e valor da venda, você tem a sua invoice pronta. 

Apesar da facilidade, é preciso ficar atento ao controle contábil da sua empresa, afinal, quem deve gerenciar a emissão das invoices e suas movimentações financeiras é você mesmo. 

Como fazer o controle contábil da minha empresa? 

Na hora de fazer a gestão e o controle contábil da sua empresa, vale contar com o apoio de profissionais ou mesmo de um software. Nos Estados Unidos existem diversas opções, como o Quickbooks, Freshbooks e o Xero

Na Company Combo , optamos pelo Xero, software que indicamos para todos os nossos clientes e parceiros. Ele facilita a emissão de invoices personalizadas e garante o controle sobre seu histórico de cobranças e pagamentos. 

O Xero tem uma série de vantagens. No módulo de invoices, por exemplo, é possível fazer o envio automático do documento para o e-mail do seu cliente. Ao mesmo tempo, você pode receber o pagamento pelo Paypal ou Stripe. Há a possibilidade, inclusive, de automatizar a criação de invoices para pagamentos recorrentes. 

Para evitar que você esqueça do vencimento de uma invoice, vale programar o sistema para o envio de alertas e lembretes automáticos próximo à data de vencimento. 

Ainda nesse módulo, é possível cadastrar seus clientes e manter o controle sobre suas informações principais, como receita e dados de contato. Uma facilidade é que você pode integrar seu sistema com ferramentas de CRM e e-mail marketing. 

Essas funcionalidades funcionam muito bem para prestadores de serviços, vendas de varejo online ou atacadistas. Para varejistas físicos, recomendamos um POS (Point of Sale), como o do Shopify, por exemplo.

Dicas sobre o controle financeiro 

Também conhecido como contas a pagar e contas a receber, o controle financeiro é um ponto fundamental para seu negócio. 

Aqui, o Xero pode ser seu grande aliado com o módulo de relatórios, área em que você poderá acompanhar a saúde financeira da sua empresa, criando relatórios personalizados e utilizando seu aplicativo mobile para acessar as informações com facilidade.

A integração da área financeira com os outros módulos, como o de invoices, é um ponto forte do sistema. Ele permite a análise das receitas versus custos por projeto, além da possibilidade de controlar receitas futuras. 

Conteúdo bônus

Controle da equipe e do seu inventário 

Vale lembrar que é possível fazer o controle da sua equipe por meio do Xero, assim como do seu inventário. 

Com o modelo de folha de pagamento (Payroll) disponível no software, você consegue fazer o controle completo da sua equipe de funcionários, calcular e fazer o recolhimento dos impostos. Já o controle de inventário, é feito de forma integrada às suas invoices e ao módulo contábil.  

Contabilidade nos EUA

No Brasil, é obrigatório que você tenha um contador dedicado ao seu negócio, já nos Estados Unidos, o empresário pode escolher se ele deseja contratar esse serviço. 

Mesmo sendo facultativo, é recomendável contar com o apoio de uma equipe profissional, que ajudará no cumprimento das obrigações contábeis e tributárias da sua empresa. Considere que você estará empreendendo em um novo país e ter parceiros que auxiliem em sua jornada é muito importante. 

Aqui na Company Combo, oferecemos o serviço de contabilidade nos Estados Unidos e, para isso, contamos com o suporte do Xero. O software permite que a conta bancária do cliente fique integrada ao seu sistema, assim, nossa equipe de bookkeepers consegue cuidar mensalmente da classificação contábil dos lançamentos.

Dessa forma, você acompanha relatórios online, acessa seu lucro acumulado e ainda consegue prever seus impostos anuais. 

O que é Xero?

A Xero foi fundada em 2006 na Nova Zelândia e conta com mais de 1.000.000 clientes em quatro grandes mercados: Nova Zelândia, Austrália, Reino Unido e Estados Unidos. Com mais de 1.200 colaboradores, oferece soluções locais para cada mercado em que atua.

A plataforma é online e tem a vantagem de ser muito intuitiva, o que facilita, e muito, o uso de novos usuários! 

Para ter mais informações, entre em contato conosco