Todos as aplicações de EIN devem conter o nome e o número de identificação de contribuinte (SSN ou ITIN) do diretor, sócio, proprietário ou fiduciário da empresa. Este indivíduo, que o IRS chamará de “Responsible Party”, controla, administra ou dirige a empresa solicitante e a disposição de seus fundos e ativos. Se houver mais de uma parte responsável, a empresa deverá indicar apenas uma das partes que a entidade deseja que o IRS reconheça como a Responsible Party. Além disso, as entidades devem relatar quaisquer alterações à responsible party ao IRS no prazo de 60 dias, usando o formulário 8822-B.

Qual é a definição do IRS para um “Responsible Party”?
Responsible Party, ou “parte responsável”, é a pessoa que tem um nível de controle ou direito sobre os recursos ou ativos da entidade que, na prática, permite que o indivíduo, direta ou indiretamente, controle, administre ou dirija a entidade e a disposição de seus fundos e ativos. A capacidade de financiar a entidade ou o direito à propriedade da entidade por si só, no entanto, sem qualquer autoridade correspondente para controlar, administrar ou dirigir a entidade (como no caso de um beneficiário menor de idade), não causa o indivíduo para ser uma parte responsável.

Ou seja, o Responsible Party de uma empresa não precisa ser um sócio dela, mas precisa deter controle sobre os recursos e ativos da empresa. E um sócio da empresa que não tenha controle sobre sobre seus recursos e ativos, não pode ser listado como Responsible Party.

E se o Responsible Party não possuir ITIN ou SSN?
Neste caso, no momento da aplicação ao EIN será indicado que o Responsible Party é um estrangeiro.

Se o Responsible Party não tiver mais controle sobre a empresa, o que deve ser feito?
Caso a pessoa listada como Responsible Party deixe de deter controle sobre a empresa, é necessário preencher o formulário 8822-B e submetê-lo ao IRS em até 60 dias.

Fonte: https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/responsible-parties-and-nominees